Niveau 4 : Faire les réservations pour les invités
- Une fois que vous avez choisi vos invités pour le débat, il faut que vous vous occupiez de l'achat des billets pour le transport et la réservation de la nuit d'hôtel. Cette gestion est absolument indispensable. Si l'une des deux réservations n'est pas faite, l'invité ne viendra pas et votre meeting court à sa perte. Bien entendu, c'est vous (enfin votre parti) qui paye toutes ces réservations (qui s'élève à 100 pecus pour chacune d'entre elles). Ces deux réservations étant à faire pour chacun des invités, cela fait donc 6 réservations en tout.
- Vous avez deux possibilités pour effectuer la réservation : soit vous choisissez la réservation mais demandez l'approbation de l'invité avant de faire la réservation à proprement dite ; soit vous choisissez la réservation, et vous la prenez avant de prévenir l'invité de votre choix.
- Dans le premier cas, comme il est impossible de joindre directement l'invité, vous allez lui faxer votre proposition. Seulement, ne vous attendez pas à ce qu'il réponde tout de suite. Il répondra à une date aléatoire au plus tard un jour avant le meeting. Si le choix lui convient, vous pourrez alors prendre la réservation. Sinon, il indiquera la réservation qu'il souhaite que vous pourrez réaliser pour lui. L'inconvénient de cette méthode est donc qu'il faut obligatoirement dépenser 2 PAs (1 PA pour la demande à l'invité et 1 PA pour la réservation proprement dite) pour faire une réservation et qu'il n'y a aucun délai garanti en ce qui concerne la réponse de l'invité.
- Dans le deuxième cas, vous mettez l'invité devant le fait accompli. Il est obligé de répondre rapidement à votre courrier. Vous aurez la réponse dès le lendemain pour savoir si la réservation lui convient ou non. Si elle lui convient, vous aurez tout gagné puisque vous n'aurez dépensé qu'un point d'action et résolu le problème très rapidement. En revanche, si la réponse ne lui conveint pas (une chance sur trois), vous devrez refaire une réservation (donc repayer les frais) et surtout, l'invité sera dans de mauvaises dispositions envers vous et ne fera aucun effort pour que votre meeting (et tous les meetings futurs) soit réussi. Son taux de satisfaction potentiel sera donc baissé de 10 points. A vous de choisir si le risque en vaut la chandelle.